การใช่คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร

ความหมายของเอกสาร

    เอกสาร (Document) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในงานธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่นๆ

ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ ของธรุกิจด้วย

ความสำคัญของเอกสาร

    ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้นอาจจะมีจำนวนน้อย แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนานๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลังฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ

1. เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2. เอกสารใช่เป็นเครื่องมือในการอ้างอิง
3. เอกสารใช่เป้นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4. เอกสารเป็นหลักฐานทางวัณนธรรมและภูมิปัญญา

ประเภทของเอกสาร

เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ 1.เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบ โฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย 2.เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น 3.เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จักทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ